اگر شما یک تازه کار باشید و اطلاعاتی تاکنون راجع به فکس کسب نکرده اید، حال زمان آن رسیده است که نحوه کار با فکس را بدانید. این نکته را در نظر داشته باشید که تفاوت هایی بین این دستگاه ها وجود دارد، پس بهتر است از دفترچه راهنمای فکس خود کمک بگیرید.
امروزه دستگاه فکس از روش های سریع برای ارسال اسناد و تصاویر به حساب می آید. این روش بسیار اقتصادی بوده و در کمترین زمان می توانید اطلاعات را برای یک شخص در یک شهر یا کشور دیگر ارسال کنید. به طور کلی شاید دستگاه FAX از مد افتاده باشد، اما به این معنی نیست که دیگر مورد استفاده قرار نگیرد. بسیاری از ادارات و شرکت های کوچک و بزرگ هنوز از این دستگاه استفاده میکنند. حتی برخی از شرکت هایی که حجم کاری بالا دارند ممکن است بیش از یک فکس داشته باشند. در ادامه میخواهیم در مورد روش کار و ارسال و دریافت اطلاعات از طریق این ماشین را شرح دهیم.
آیا ارسال فکس با اینترنت امکان دارد؟
با پیشرفت تکنولوژی و وجود پرینترهای چند منظوره بدون نیاز به فکس به راحتی میتوانید از طریق رایانه فکس ارسال کنید که قابلیت ارسال از طریق اینترنت هم نیز امکانپذیر است. در نظر داشته باشید دستگاه فکس مستقیماً نمیتواند به اینترنت متصل شود و برای این منظور به خطوط تلفن نیاز دارد و نیاز است که در سرویس دهندههای فکس اینترنتی ثبت نام کنید که از طریق تبدیل ایمیل به فکس و بالعکس به شما کمک میکند اسناد را دیجیتالی مدیریت کنید.
معرفی نرم افزار ارسال فکس با کامپیوتر
یکی از روشهای ارسال فکس از طریق کامپیوتر است که در اینجا نرمافزارهای آن را معرفی میکنیم:
- ارسال فکس با ویندوز: برای ارسال فکس از طریق ویندوز باید مودم با پشتیبانی از فکس یا اکسترنال در اختیار داشته باشید. بعد از اتصال خط تلفن به فکس مودم وارد منوی start ویندوز شوید و در قسمت Windows Accessories نرم افزار Windows Fax and Scan را انتخاب کنید. با کلیک بر روی New Fax اگر مودم متصل نباشد پنجرهای باز میشود که مربوط به اتصال مودم به رایانه است، ولی اگر مودم متصل باشد در پنجره باز شده با پر کردن اطلاعات مربوط به فکس میتوانید فایلها را ارسال کنید.
- ارسال فکس با نرم افزار Snappy Fax: با نرم افزار Snappy Fax و یک فکس مودم قادر تمام کارهای یک دستگاه فکس را انجام خواهد داد که به راحتی با رایانه قابل انجام است.
- ارسال فکس با نرم افزار Active Fax: این نرم افزار پیشرفته و قدرتمند از دو طریق ایمیل و مودم فکس ارسال را انجام میدهد و تمام ابزارهای مورد نیاز برای فکس را در اختیار شما قرار میدهد. استفاده از آن نیز بسیار ساده بوده و سرعت بالایی هم دارد.
- ارسال فکس با FaxMail For Windows: ارسال و دریافت فکس از طریق مودم و ایمیل قابل انجام است و با دو فرمت TIFF یا PDF دریافت میشوند. ارسال فکس تا حداکثر ۶ شماره، ارسال دستهای و نمایش اعلان در زمان دریافت را دارد.
روش ارسال فکس با کامپیوتر
از روشهای پرکاربرد ارسال فکس انتقال اسناد از طریق رایانه است که امروزه اکثر رایانهها قابلیت اراسال فکس را دارند. اگر از فکس را در رایانه نصب و فعال باشد از طریق روش زیر میتوانید ارسال فکس را انجام دهید.
ابتدا برنامه ارسال فکس را باز کنید و سپس سند مورد نظر را برای ارسال انتخاب کنید و یک صفحه برای ایجاد کاور در بالای سند ایجاد کنید. در این مرحله گزینه فکس را انتخاب و شماره فکس را وارد کنید و سپس با انتخاب گزینه ارسال منتظر باشید پروسه انتقال سند کامل شود که پس از دریافت تاییدیه مجددا میتوانید فکس دیگر ارسال کنید.
نحوه دریافت فکس با کامپیوتر
برای دریافت با کامپیوتر نیاز به سرویسهای آنلاین دارید و سپس سرویس دریافت فکس را باز کنید. حال منتظر باشید تا فکس زنگ بخورد که در این حالت به صورت خودکار نرمافزار فکس آن را پاسخ و دریافت میکند. برای دریافت فکس با کامپیوتر به صورت دستی بعد از زنگ خوردن صفحهای نمایش داد میشود که بر روی آن answer fax را مشاهده میکنید که با فشار دادن آن نرمافزار فکس را دریافت کند.
مراحل ارسال فکس با دستگاه
- نامه و اسناد ارسالی را تهیه کنید: معمولا توسط چند دفتر یا شخص در یک شرکت استفاده می شود و هرکس قادر است یک فکس ارسال شده به یک ماشین فکس را رویت کند، ایده بسیار خوبی است که برای فکس خود یک نامه همراه داشته باشید که از ارسال آن به شخص دیگر مطمئن شوید. این نامه همراه حاوی اطلاعاتی نظیر محتوای فکس، نام گیرنده و تعداد صفحات و شماره فکس گیرنده است. در صورت لزوم گیرنده باید بداند اطلاعات از طرف چه شخصی آمده و در صورت نیاز پاسخ دهد.
- شماره فکس را شماره گیری کنید: در اینجا باید شماره فکس مورد نظر خود را شماره گیری کنید. همینطور که در تلفن های معمولی شماره گیری میکنید در این دستگاه هم به این صورت انجام می دهید. معمولا در اکثر مدل های جدید دستگاه فکس برای شماره های محلی نیاز به وارد کردن کد ندارد اما برای مسافت های طولانی لازم است کد مخصوص آن را قبل از شماره وارد کنید. گاهی در هنگام شماره گیری عدد 9 را باید قبل از شماره برای ارتباط با راه های دور وارد کنید. اما قبل از این کار مشخصات فکس خود را بررسی کنید. قبل از وارد کردن شماره فکس اطکینان پیدا کنید که شمار وارد شده فکس است و شماره شخص مورد نظر شما است. اغلب در کارت های تجاری اعداد در کارت کنار هم قرار می گیرند و ممکن است اشتباه شماره را وارد کنید.
- روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید: زمانی که می خواهید کاغذ را داخل فکس قرار دهید، باید در سمت سازگار آن را بگذارید. می خواهید نامه ای را اسکن کنید، اگر کاغذ را اشتباه رو به رو دستگاه قرار دهید، صفحه پشتی اسکن و ارسال میشود.قبل از اینکه فکس را ارسال کنید اطمینان نمایید که در جهت درست قرار گرفته است. در دستگاه های فکس نحوه قرار گرفتن کاغذ متفاوت بوده. بنابراین برای جلوگیری از کاغذ به شکل نادرست، جهت قرار دادن مناسب کاغذ در همه فکس ها با یک برچسب مشخص شده است. در نزدیکی قسمتی که کاغذ را میخواهید وارد کنید، به دنبال یک برچسب به شکل یک کاغذ با گوشه تا شده باشید. اگر این گوشه تا شده به صورت خطوط باشد، بدین معنی است که سمت خالی کاغذ باید به طرف شما باشد. اگر به صورت خالی باشد به این معنی است که کاغذ را باید طوری قرار دهید که سمت جلو و اصلی آن رو به شما باشد.
- کاغذ های مناسب را برای فکس انتخاب کنید: به طور کلی این دستگاه ها با کاغذهایی با سایزهای استاندارد کار می کنند. ارسال اسناد در سایزهای غیر استاندارد ممکن است به صورت ناخوانا و فشرده شود که به فکس شما آسیب می رساند. اگر اسناد و مدارک شما در اندازه های غیر استاندارد است، بهتر است یک کپی از آیتم اول داشته باشید و نسخه کپی ان را ارسال کنید. رایج ترین کاغذ ها همانند دستگاه های فتوکپی و پرینتر A4 است.
بعد از انجام مراحل گفته شده در بالا فکس خود را برای ارسال آماده کنید. با وارد کردن کاغذ به طور صحیح و با شماره گرفته شده، دکمه ارسال را بزنید. دکمه ارسال به صورت بزرگ طراحی شده و با برچسب مشخصی نممایش داده می شود. بعد از فشار دادن دکمه ارسال صدای بوق ایجاد می شود. این صدا به این معنی است که دستگاه شما با دستگاه گیرنده در حال ارتباط است. در صورت فکس موفق آمیز بعد از دقایقی یک یک پیغام طولانی را می شنوید. اما در صورت فکس ناموفق صدای غیر عادی و وحشتناکی را می شنوید، که دستگاه را باید برای این مشکل بررسی کنید.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی امکان ارسال از طریق اینترنت برای کاربران فراهم شده است. در صورتی که در روز نیاز بسیار کمی برای ارسال از اطلاعات دارید و قصد خرید دستگاه فکس را ندارید، می توانید از سرویس های ارسال به صورت اینترنتی بهره مند شوید که هزینه ای را هم در بر دارد.
- PamFax: یک نوع سرویس فکس برای اسکایپ است. این سرویس هزینه بسیار جزئی دارد که برای استفاده از آن باید پرداخت کنید.
- HelloFax: این سرویس به گوگل درایور به خوبی ادغام می شود و این امکان را به شما می دهد که اسناد گوگل را به راحتی فکس کنید. این سرویس حاوی شماری فکس رایگان بوده و بعد از ان هزینه را باید بپردازید.
نحوه دریافت فکس با دستگاه
در مرحله اول مطمئن شوید که دستگاه شما و تلفن به برق متصل است. حال باید دستگاه فکس را روشن کنید. دستگاه را به صورت FAX یا اتوماتیک قرار بدهید. از جوهر و کاغذ کافی مطمئن شوید. منتظر بمانید تا صدای دستگاه را دریافت کنید در این مرحله فکس به صورت خودکار اسناد را تحویل می دهد.
رفع خطاهای احتمالی هنگام ارسال فکس
گاهی در فرایند ارسال فکس با مشکلاتی مواجه میشوید و برای آنکه بدانیم چرا فکس ارسال نمیشود، باید یکسری عوامل را بررسی کنید در ادامه مشکلات رایج در دستگاه فکس را شرح خواهیم داد.
- اتصالات داخلی دستگاه: اتصالات مختلفی در دستگاه فکس وجود دارد که از اجزای مهم محسوب میشود و در دکارکرد صحیح نیز تاثیر بسیار مستقیم دارد. در واقع زمانی که دستگاه به خوبی کار نمیکند باید ابتدا اتصالات را بررسی کنید تا از عدم وجود پارگی و پوسیدگی مطمئن شوید.
- ارتباط مودم و خط تلفن: از دیگر مشکلاتی که مانع ارسال فکس میشود، اشکالات مربوط به ارتباطی مودم و خط تلفن است که میتواند اشکال از شبکه اینترنت هم باشد و باید اتصالات این دو را بررسی کنید.
- خاموش و روشن کردن دستگاه: در برخی موارد ایراد خاصی وجود ندارد و تنها مشکل گیر کردن دستگاه یا ناهماهنگی در ارسال است که در این حالت با خاموش و روشن دستگاه مشکل حل میشود.
جمع بندی
امیدواریم در این مقاله توانسته باشیم مطالب لازم را در هنگام کار با دستگاه فکس و روش ارسال فکس به شما ارائه داده باشیم. شما کاربران گرامی می توانید ما را با نظرات و پیشنهادات خود در قسمت ثبت نظر یاری کنید.
سوالات متداول
آیا میتوان با گوشی موبایل فکس ارسال کرد؟
خیر به طور مستقیم نمیتوان و نیاز به نرم افزار ارسال فکس دارید.
فرق فکس تلفنی با فکس اینترنتی چیست؟
با فکس اینترنتی هر کاربری قادر است در هر موقعیت مکانی و زمانی با اتصال به اینترنت اسناد را ارسال و دریافت کند اما در فکس تلفنی دریافت اسناد تنها از طریق خطوط تلفن ثابت قابل انجام بوده که نیازمند خط تلفن، دستگاه فکس و چاپگر است.
چرا فکس ارسال نمیشود و خطا میدهد؟
گاهی به دلیل مشکلاتی نظیر تماس نگرفتن فکس که ممکن است وارد کردن شماره فکس گیرنده صحیح وارد نشده باشد یا مشکل در اتصالات منجر به خطا و در نتیجه عدم ارسال فکس شود.
برای ارسال فکس باید هزینه پرداخت کرد؟
امکان دریافت و ارسال فکس با سرویس فکس اینترنتی به صورت نامحدود و بدون نیاز به هیچ تجهیزاتی قابل انجام است و تنها با خرید یک خط ثابت میتوانید آنلاین اسناد را ارسال کنید. در حالت سنتی علاوه بر خرید خط تلفن به یک دستگاه فکس و چاپگر هم نیاز خواهید داشت.
چه فرمت فایلهایی را میتوان اینترنتی فکس کرد؟
فرمتهای مختلف نظیر PDF،DOC ، DocX و JPG با استفاده از فکس آنلاین قابل ارسال است.
چطور بفهمیم فکس با موفقیت ارسال شده است؟
برای از ارسال فکس موفق تنظیمات صفحه تأیید را روشن کنید که با روشن شدن آن پس از ارسال فکس دستگاه با چاپ یک صفحه شما را از فکس موفقآمیز مطلع میکند.