برای هر اداره یا سازمان و حتی اشخاص کاهش هزینههای چاپی بدون از دست رفتن کیفیت بسیار مهم تلقی می‌شود که با رعایت چند روش و تکنیک به راحتی می‌توان به کاهش هزینههای چاپ کمک کرد. درواقع مبالغی که در این راه هزینه می‌شود قابل برگشت نبوده و تا حد امکان راه‌های عملی برای حذف این هزینههای اضافی و غیر ضروری باید انجام داد. برای اینکه بدانید چگونه در هزینههای چاپ صرفه‌جویی کنید، چند روش کاربردی را در ادامه معرفی می‌کنیم پس تا انتها با ما همراه باشید.
روش‌های کاهش هزینه چاپ بدون از دست رفتن کیفیت
ما در اینجا لیستی از این روش‌ها را گردآوری کرده‌ایم که با رعایت آنها هزینههای پرینت خود را کاهش دهید.
در شرایط نیاز پرینت بگیرید: در ادارات و دفاتری که پرینتر بین چندین کاربر به اشتراک گذاشته می‌شود امکان ارسال دستورات چاپی همزمان یا پشت هم وجود دارد، که پیشنهاد می‌شود در صورت لازم اسناد و مدارک را چاپ کنید. اگر به این راهکار عادت کنید و فایل‌ها و اسناد را به جای پرینت به صورت دیجیتالی در اختیار دیگران قرار دهید می‌توانید هزینههای چاپی را به طور قابل توجهی کاهش دهید.
از کارتریج‌های جایگزین استفاده کنید: بی‌شک خرید کارتریج اورجینال هزینههای بسیار بالایی دارد و برای خیلی از کاربرانی که روزانه حجم بالایی از اسناد را باید چاپ کنند اصلا به صرفه نیست. بنابراین خرید کارتریج‌های طرح یا همان مشابه گزینه بسیا اقتصادی در این زمینه خواهد بود که باید در نظر داشته باشید حتما از مراکز معتبر و شناخته شده خرید کنید، زیرا مدل‌های تقلبی و بدون کیفیت می‌تواند آسیب‌های جدی و جبران ناپذیر به دستگاه شما وارد کند.
اشتراک‌گذاری در فضا‌ی ابری: اگر در محیط کاری تمامی پرسنل از موبایل یا تبلت استفاده می‌کنند می‌توانید اسناد و مدارک را در سیستم گوگل داکیومنت با آنها به اشتراک بگذارید که علاوه بر افزایش سرعت دسترسی اطلاعات در مصرف کاغذ نیز صرفه‌جویی خواهید کرد.
استفاده از فونت مناسب: نوع فونت در چاپ در کاهش مصرف تونر بسیار موثر است، به طور مثال اگر نیاز به تهیه بروشور یا کاتالوگ دارید و از فونت انگلیسی استفاده می‌کنید، فونت‌هایی نظیر Century Gothic ،Ecofont و Time New Roman تونر کمتری مصرف می‌کند و فونت Arial نیز مصرف بیشتری دارد.
چاپ دورو: اگر امکان چاپ دو صفحه در یک کاغذ وجود ندارد از چاپ دورو استفاده کنید. به عنوان مثال برای کاتالوگ یا بروشور به جای چاپ یک صفحه یکرو با پرینت پشت‌و‌رو هزینههای خود را کاهش دهید.
استفاده از کاغذ‌های معمولی: برای چاپ بروشور یا کاتالوگ پیشنهاد می‌شود از کاغذ‌های گلاسه یا معمولی و برای چاپ تراکت نیز از کاغذ‌های سایز کوچک استفاده کنید.
از رنگ های کمتر استفاده کنید: برای انجام امور روزانه چاپی که نیاز به تنوع رنگی بالا ندارید، پیشنهاد می‌شود از پالت رنگی پایه استفاده کنید که به کاهش هزینههای چاپی شما بسیار کمک می‌کند.
استفاده از تنظیمات پیش فرض: اگر هدف شما از چاپ استفاده‌های شخصی است هزینه چاپ را با تنظیم پیش فرض پرینتر کاهش دهید. زیرا هرچه کیفیت چاپ بالا‌‌تر باشد هزینههای جانبی نیز افزایش پیدا می‌کند.
استفاده از کاغذ‌های باطله: برای چاپ موارد غیر ضروری بهتر است از کاغذ‌های باطله یا بازیافتی استفاده کنید و در عین حال هزینههای چاپی خود را کاهش دهید.
پرینتر را دائم روشن و خاموش نکنید: بعضی از پرینتر‌ها زمانی که آماده به چاپ می‌شوند پس از مدت زمان خاموش شدن، جوهر زیادی مصرف می‌کنند، بنابراین زمانی که از دستگاه استفاده نمی‌کنید آن را در حالت آماده به کار قرار دهید تا جوهر بیشتری را در طولانی مدت ذخیره کنید که باعث کاهش هزینههای پرینت خواهد شد.
حاشیه صفحات را کمتر کنید: اگر از چاپگر در شرکت‌‌های تبلیغاتی و چاپخانه استفاده می‌کنید توصیه می‌کنیم تا حاشیه صفحات را تا حد ممکن کاهش دهید. به عنوان مثال در word حاشیه‌ها 1/25 اینچ تنظیم شده و شما می‌توانید حاشیه را به 0/75 اینچ کاهش دهید که با این کار مصرف کاغذ تا 4/75 درصد کاهش خواهد یافت و در چاپ افست که تیراژ بسیار بالا است عدد بسیار قابل توجهی خواهد بود.
به جای چاپ رنگی از چاپ سیاه و سفید استفاده کنید: کارتریج‌های رنگی حدود 40 درصد بیشتر از کارتریج سیاه و سفید قیمت دارند و در چاپ رنگی انرژی و سرمایه بیشتری مصرف می‌شود. بنابراین اگر چاپ را برای اهداف ویژه استفاده نمی‌کنید بهتر از به صورت سیاه و سفید صفحات را پرینت بگیرید.
چاپگر را همیشه تمیز نگه دارید: دستگاه کثیف باعث نشت جوهر از کارتریج خواهد شد و حتی باعث نقص عملکرد آن می‌شود که برای محافظت و نگهداری مناسب نیاز است وظایف را برای نظافت منظم آن انجام دهید. با مراجعه به مراکز متخصص پرینتر سطح جوهر را بررسی و تمیز کنید که این کار کمک می‌کند که مصرف جوهر را کاهش دهید.
از خرابی پرینتر جلوگیری کنید: شما می‌توانید با آموزش‌های صحیح در زمینه سرویس و نگهداری تا حدودی از خرابی پرینتر جلوگیری کنید که می‌توان به نحوه صحیح تعویض کارتریج و آموزش‌های مربوط به رفع خرابی اشاره کرد.
جایگزینی قطعات فنی مناسب به جای قطعات فرسوده: تمامی چاپگر‌ها دارای قطعات داخلی زیادی هستند که به مرور زمان مستهلک خواهند شد و نیاز به تعویض یا تعمیر دارند. با جایگزین کردن قطعات با کیفیت به جای قطعات مستهلک به صرفه‌جویی در هزینههای پرینت کمک کنید.
شما می‌توانید با استفاده از این روش‌ها هزینههای چاپ را کاهش دهید. از مهم‌ترین روش‌ها شناخت پرینتر و مصرف در چاپ است و بهترین جوهر را انتخاب کنید. همچنین اگر از چاپ تک‌رنگ بیشتر استفاده می‌کنید، بهتر است کارتریج جوهرهای دیگر را خالی بذارید تا جوهر هدر نشود. همچنین برای چاپ سیاه و سفید پیشنهاد می‌شود از مقیاس خاکستر استفاده کنید